Cara Atur Gmail Agar Menjawab Pesan Secara Otomatis dengan Fitur Auto Reply

Email merupakan sebuah alat media komunikasi elektronik yang sangat populer dari sejak peluncuran mesin pencari. Fungsi email sendiri menggantikan peran surat yang berbentuk secara hardcopy atau kertas. Namun bukan berarti media surat manual atau tradisional tidak dibutuhkan lagi akan tetapi email elektronik guna mempercepat kinerja untuk mengantarkan informasi yang lebih cepat.


Penggunaan email elektronik ini berasa lebih cepat hanya membutuhkan waktu beberapa detik saja dibandingkan email tradisional yang memerlukan jangka waktu berhari-hari. Tentunya email digunakan lebih professional untuk mengurus dunia perkantoran maupun layanan lainnya.

Tetapi ada yang harus di ketahui misal Anda seorang pekerja dalam digital membalas email dari customer merupakan hal yang sangat diutamakan untuk melanjutkan komunikasi secara berlanjut. Jika anda sedang ada hari libur panjang alias cuti, customer tidak akan mengetahui hal ini. Jadi bagaimana cara membuat customer merasa dilayani walupun anda tidak aktif dari hari libur tersebut ? 

Solusi masalah ini, Anda dapat memanfaatkan fitur auto reply yang disediakan khususnya pengguna email Google atau Gmail. Memang penggunaan gmail kini semakin meningkat untuk keperluan mereka masing-masing. 

Email bisa berisi pemberitahuan jika kita sedang libur kerja maupun pemberitahuan bahwa email akan segera dibalas secepatnya. Nah, pada pembahasan kali ini, saya akan menjelaskan bagaimana cara mengaktifkan fitur auto reply pada akun Gmail.

Cara Mengaktifkan Fitur Auto Reply Email Untuk Gmail

Mengaktifkan auto reply merupakan salah satu cara yang efektif untuk membalas email customer secara cepat guna memberitahukan bahwa kamu tidak bisa membalas pesan saat itu juga. Jadi pesan customer tidak akan terabaikan walaupun bukan anda yang membalas, setidaknya ada kepastian kapan Anda bisa untuk melayani pesan para customer. 

Masuk Akun Gmail 

Pada langkah pertama Anda harus lakukan login terlebih dahulu pada akun gmail yang akan menggunakan fitur auto reply. Jika memang kalian mempunyai banyak akun gmail dan mau mengaktifkan fitur auto reply harus  melakuan pengaturan setiap akun.

Klik Icon Pengaturan 

Pada icon ini berada pada sudut kanan atas, berupa logo icon gigi roda. Disana tedapat settingan pada gmail yang akan kita rubah. 

Pilih Setelan 

Untuk mengatur fitur auto reply gmail silahkan Anda memilih menu pilihan setelan

Scroll Paling Bawah

Pada bagian setelan, pastikan Anda berada pada bagian umum dikarenakan pada pengaturan Gmail ini terdapat banyak sekali pilihan untuk pengaturan fitur lainnya. Gulir atau scroll paling bawah pengaturan. 

Nah fitur otomatis menjawab pada email google ini terletak paling bawah dengan nama Penjawab saat libur. Jika anda ingin mengaktifkan fitur auto reply ini, pastikan ada telah mencentang bagian cekbox Aktifkan. Saat itu juga fitur otomatis menjawab sudah aktif tinggal memasukan pesan dan subjek.

Mengatur Durasi Waktu dan Subjek

Tentukan terlebih dahulu jadwal waktu yang anda ingin atur, Hal ini tentu bisa menyesuaikan dengan berapa lama waktu dibutuhkan untuk menggunakan fitur auto reply gmail. Jika kamu telah menetapkan hari, maka fitur tersebut akan aktif pada pukul 24:00 hari tersebut. 

Anda bisa menetapkan hari tanggal terakhir fitur yang diaktifkan, Jika Anda sudah menetapkan akhir tanggal, otomatis fitur tersebut akan berhenti pada tanggal yang sudah ditetapkan. Namun memang bilamana Anda tidak ada kepastian kapan bisa menonaktifkan bisa saja pada tanggal terakhir ini tidak diisi sama sekali.

Jadi memang Anda sudah berada pada jam kerja, Anda bisa menonaktifkan secara manual seperti biasanya memilih cekbox Tak Perlu. 

Pengisian Subjek dan Pesan

Untuk subjek Anda bisa mengisi secara bebas sesuai keperluan tertentu, Pada tampilan ini memang hampir sama ketika anda sedang membuat sebuah email untuk orang lain. Pada bagian ini Anda bisa memasukan sebuah text yang menjelaskan pada pesan tersebut. Contoh subjek "Pesan Akan dibalas Secepatnya" ataupun sebagainya.

Setelah itu, Anda bisa memasukan text sesuai kebutuhan dari ketidak bisaan membalas pada customer yang menghubungi melalui email Anda. Isi teks ini bisa sesuai dengan karekter atau sifat email anda. Jika memang email ini ditunjukan pada klien atau customer, Maka bisa diisi dengan awalan permohonan maaf.

Klik Simpan Perubahan

Jika memang anda sudah yakin dengan pengaturan pada fitur auto reply gmail ini, Silahkan untuk simpan perubahan.

Kalau anda ingin membagikan pesan tersebut kesemua orang, Jangan centak cekbox yang ditandai gambar berikut ini. 

Selesai

Selamat Anda telah mengaktifkan fitur auto reply pada gmail. Kamu bisa menggunakan aktifitas atau liburan dengan tanpa perlu khawatir terhadapa email para klien yang menghubungi Anda. Setidaknya menggunakan fitur ini hubungan dengan customer tetap bisa terjalin.

Kapan Email Auto Reply Dikirimkan ? 

Balasan email fitur ini akan aktif pada pukul 24:00 setelah anda memasukan tanggal yang ditentukan. Kemudian untuk fitur tidak aktif pada pukul 23.59 setelah pada tanggal yang ditetapkan. 

Cara menghentikan fitur auto reply gmail lebih cepat. Anda bisa melakukan dengan cara manual dengan masuk pada pengaturan penjawab saat libur da klik menonaktifkan. 

Sebagai catatan menggunakan fitur auto reply ini tidak akan membalas email yang masuk pada kotak spam. Jadi fitur ini memang disediakan ketika ada email yang datang pada kotak masuk saja. Sehingga setelah ada email dari orang lain kepada email tersebut akan secara otomatis menjawab dengan pengaturan fitur tersebut.

Demikian saja yang dapat saya sampaikan mengenai artikel Cara Mengaktifkan Fitur Auto Reply Pada Gmail. Cara yang sederhana ini kemungkinan dapat membantu Anda secara efektif. Jadi pengirim email tidak akan menunggu tanpa kepastian yang jelas karena memang sudah diberitahukan pada kolom pesan yang anda tulis di fitur auto reply gmail. 

Sekian dari saya dan semoga bermanfaat.